Invoice atau faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan. Sering kali juga disebut sebagai nota pembayaran. Anda perlu mengetahui contoh invoice sederhana.
Dalam suatu transaksi dengan jumlah pembayaran nominal kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan. Berbeda halnya dengan perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya invoice akan dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi.
Pada dasarnya setiap perusahaan membutuhkan invoice, termasuk perusahaan jasa juga membutuhkannya. Namun pengiriman invoice dapat tergantung dengan permintaan pembeli. Apabila pembeli Anda tidak memerlukan detail jasa yang dibayarnya maka dengan memberikan kwitansi saja sudah cukup.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan invoice atau faktur. Catatan perlu dibuat sesuai dengan dengan barang yang telah dikirimkan atau diterima dengan baik oleh pelanggan.
Oleh karena itu, sering kali ada barang yang telah dikirim pada akhirnya ditolak atau ditolak sebagian atau diterima dengan syarat oleh pelanggan. Maka dari itu invoice tagihan atau faktur dibuat setelah proses delivery order selesai dan ditandatangani oleh penerima.
Dalam sekali order pembelian dapat dicatat dalam satu kali transaksi. Selain itu dapat juga dicatat dan dikirimkan secara bertahap. Terdapat berbagai kebijakan yang digunakan oleh tiap-tiap perusahaan terkait penetapan pembayaran yang dilakukan setelah pesanan berhasil dikirimkan secara bertahap atau keseluruhan.
Maka, dibutuhkan informasi singkat terkait dokumen-dokumen yang berhubungan dengan tagihan tersebut. Selain itu, juga diperlukan oleh penjual maupun pembeli sebagai bukti telah terjadinya transaksi. Pembuatan invoice secara tidak langsung akan memperbarui catatan pada buku piutang dagang. Sehingga menjadi arsip yang baik jika swaktu-waktu dibutuhkan.
Melalui prosedur internal kontrol sistem akuntansi, untuk pembuatan invoice dengan metode manual disarankan menggunakan formulir dengan nomor urut tercetak. Namun saat ini, pembuatan invoice telah banyak dilakukan dengan sistem akuntansi komputer. Banyak perusahaan yang mulai menggunakan nomor komputerisasi atau membuat invoice secara online.
Fungsi Invoice atau Faktur
Sebagaimana dalam penjelasan yang diuraikan, secara umum fungsi invoice adalah sebagai dokumen tagihan atas pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Berikut fungsinya secara lengkap.
- Informasi terkait barang atau jasa yang dibeli pelanggan
- Sebagai informasi nominal tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
- Sebagai rujukan yang absah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
- Rujukan yang absah saat menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
- Dalam kondisi tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah untuk faktur pajak
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan jumlah tagihan
Contoh Invoice atau Faktur
Untuk memberikan ilustrasi seperti apa invoice yang sering digunakan pada umumnya, berikut adalah contoh yang bisa Anda simak di bawah ini.
1. Contoh Invoice Sederhana
Keterangan:
- Nama pelanggan
- Nama penjual
- Keterangan Purchase Order
- Keterangan barang atau jasa yang dibeli
- Total biaya
2. Contoh Invoice Hotel
3. Contoh Invoice Tour & Travel
Itulah beberapa contoh yang sering digunakan para pelaku usaha pada sektor-sektor terkait. Selain itu, sebenarnya masih banyak lagi jenis invoice yang digunakan penjual sebagai bukti transaksi. Untuk membuatnya seperti contoh tersebut dalam jumlah banyak, Anda disarankan menggunakan invoice online.
Oleh karena itu, fitur otomatisasi invoice online akan membantu Anda menangani pembuatannya dalam jumlah banyak, yang tentunya akan sangat melelahkan dan merepotkan jika dibuat secara manual. Inilah alasan mengapa contoh invoice perlu diketahui oleh pebisnis. Ketika Anda telah memahami pentingnya apa saja macam-macam dari contoh invoice, Anda siap menjalankan bisnis. Agar bisnis berkembang, gunakan metode pembayaran yang sesuai dengan preferensi pelanggan.
Di Indonesia telah dikenal sebuah payment gateway yang menawarkan fitur invoice online terbaik di kelasnya, yaitu Xendit. Kehadiran Xendit dengan fitur bernama XenInvoice dapat membantu Anda mengerjakan pembuatan invoice dalam jumlah yang banyak sekaligus. Pengiriman invoice dapat dilakukan secara online kepada pelanggan Anda, di mana saja dan kapan saja.
Selain itu konfirmasi pembayaran akan dilakukan secara otomatis oleh sistem XenInvoice, sehingga Anda tidak perlu lagi mengirimkan konfirmasi satu per satu kepada pelanggan. Anda juga akan mendapatkankan notifikasi secara real time yang akan ditampilkan pada dashboard ketika pembayaran telah dilakukan.
Xendit juga akan membantu Anda dalam melakukan pembukuan keuangan melalui pencatatan-pencatatan digital yang lengkap. Sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui kondisi keuangan perusahaan Anda, serta mempermudah perhitungan laba atau rugi.
Menerima metode pembayaran yang disukai oleh pelanggan Anda dapat meningkatkan penjualan bisnis Anda. Dengan Xendit, selain kode QR, Anda dapat mengaktifkan metode pembayaran seperti e-Wallet, akun virtual (transfer bank), kartu kredit / debit, outlet ritel dan bahkan cicilan tanpa kartu. Mulai segera tanpa biaya pengaturan atau biaya bulanan.
Daftar sekarang tanpa dikenakan biaya pengaturan dan perawatan, hanya bayar sesuai penggunaan. Cari tahu selengkapnya mengenai Payment Gateway Terbaik di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
