Perkembangan bisnis di Indonesia yang bergerak semakin cepat melahirkan bisnis-bisnis baru terutama pada skala mikro. Dalam dunia bisnis, invoice menjadi bagian dari keseharian berjalannya bisnis tersebut. Namun, bagi para pebisnis baru apakah Anda sudah tahu apa itu invoice? Bagi masyarakat umum mungkin invoice masih menjadi sesuatu yang awam. Karena ketidaktahuan ini, tidak jarang invoice dianggap menjadi kurang penting.
Perlu diketahui bahwa keberadaan invoice sangat penting untuk merekam data pencatatan atas barang atau jasa yang telah dibeli pelanggan. Untuk mempermudah perhitungan laba perusahaan, invoice sangat penting dan dibutuhkan untuk mengetahui kondisi keuangan.
Lalu Apa Itu Invoice?
Invoice merupakan surat penagihan yang diterbitkan pihak penjual dan akan diberikan kepada pelanggan setelah pesanan dipenuhi. Invoice memuat rincian barang atau jasa dengan harga yang ditetapkan. Invoice juga seringkali dikenal dengan faktur. Faktur biasanya berisi daftar barang yang dipesan yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.Keterangan yang telah tertulis tersebut tidak bisa diubah walau jika harga yang telah disesuaikan mengalami kenaikan dari supplier.
Biasanya invoice dibuat dalam tiga lembar yang akan diberikan kepada pembeli yang telah melunasi pembayarannya, lembar kedua sebagai arsip penjualan, dan satu lembar sisanya digunakan untuk laporan bagian keuangan. Invoice juga berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan yang telah dilakukan secara kredit.
Apa Saja Jenis Invoice atau Faktur?
Terdapat berbagai macam invoice atau faktur yang sering digunakan, berikut diantaranya.
1. Invoice atau Faktur Biasa
Invoice atau faktur biasa adalah yang paling sering digunakan pada transaksi yang bersifat sederhana. Invoice atau faktur ini biasanya diberikan kepada pembeli setelah melakukan transaksi secara umum dengan sistem yang sederhana. Biasanya invoice ini hanya memuat tentang rincian item, jumlah, harga barang atau jasa yang dipesan serta total harga yang harus dibayarkan.
2. Invoice atau Faktur Proforma
Invoice atau faktur proforma merupakan jenis faktur sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum pesanan barang dikirim secara keseluruhan. Fungsinya, faktur ini hanya digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pelanggan dikirimkan secara bertahap atau terpisah.
Faktur proforma ini nantinya digunakan oleh pelanggan saat melakukan pembayaran. Karena pemesanan berdasarkan pada faktur proforma, akan tetapi penerimaan barang belum seluruhnya dikirimkan. Selanjutnya penjual akan mengganti faktur proforma tersebut dengan faktur utuh dan faktur biasa jika semua barang pesanan telah diterima utuh.
3. Invoice atau Faktur Konsuler
Invoice atau faktur konsuler merupakan faktur khusus digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor. Sebelum dikirimkan kepada pelanggan, faktur ini harus mendapatkan legalisasi dan selanjutnya akan disahkan oleh perwakilan negara tujuan atau pengimpor.
Invoice konsuler memuat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor atau atase perdagangan, kantor konsuler, serta kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.
Fungsi dari Invoice atau Faktur
Invoice atau faktur memiliki beberapa fungsi. Berikut adalah fungsi dari invoice atau faktur yang perlu Anda ketahui.
- Sebagai informasi mengenai barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan
- Rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan
- Bukti tagihan untuk pengusaha kena pajak yang menyerahkan barang kena pajak atau jasa kena pajak
- Bukti pembayaran PPN yang dilakukan pembeli barang kena pajak atau jasa kena pajak
- Sebagai sarana kredit pajak masukan bagi Pengusaha Kena Pajak yang telah membeli barang kena pajak
- Bukti pungutan pajak seperti PPn dan PPnBM terhadap barang kena pajak yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai
- Sebagai rujukan yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
Pentingnya invoice untuk perusahaan Anda, khususnya pelaku UMKM, membuat Anda harus memikirkan bagaimana dapat mengelola invoice tersebut dengan praktis ketika pelanggan Anda datang dalam jumlah banyak nantinya.
Di Indonesia payment gateway seperti Xendit sudah banyak digunakan sebagai solusi untuk menunjang perkembangan bisnis Anda. Sebab dengan Xendit, invoice dapat disediakan dan dikirimkan secara online, serta mengirim konfirmasi secara otomatis kepada pelanggan. Anda pun mendapatkan notifikasi secara real time yang akan ditampilkan pada dashboard.
Kelengkapan fitur yang dimiliki Xendit akan meringkas pekerjaan Anda dalam mengurus invoice serta membantu melakukan pengelolaan keuangan perusahaan karena semua rekam transaksi tercatat dengan rapi. Sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui kondisi keuangan untuk menghitung laba rugi.
Cari tahu selengkapnya mengenai Payment Gateway Terbaik di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
