Setiap pembelian biasanya disertai dengan dokumen yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli. Dokumen tersebut nantinya digunakan sebagai suatu bukti pembelian, yang biasa dikenal dengan invoice. Baik bergerak pada bisnis dalam skala kecil maupun besar, invoice tetap harus Anda kirimkan dalam setiap transaksi penjualan. Apabila bisnis besar yang Anda jalankan, bisa saja Anda harus mengirimkan invoice dalam jumlah puluhan bahkan ratusan kepada para pelanggan Anda untuk setiap harinya. Akan tetapi berapa banyak invoice yang Anda kirim tersebut akan dibayar tepat waktu oleh pelanggan Anda?
Himpunan Pengusaha Muda mengumumkan sebuah studi terkait efisiensi tingkat pembayaran yang menyatakan bahwa hanya ada sebanyak 63% invoice yang dibayar tepat waktu. Pembayaran terlambat biasanya dikarenakan ketidakjelasan instruksi dari invoice yang dikirimkan. Sebagai solusi untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola pembayaran yang tertunda disebabkan alasan yang kurang jelas, berikut adalah tips membuat invoice secara efisien.
1. Jelas dan Mudah Dipahami
Sebagai langkah awal, Anda dapat membuat invoice yang mudah dimengerti oleh pelanggan, tidak perlu rumit, sebisa mungkin buatlah invoice dalam bentuk sederhana. Ketika mencantumkan nama barang atau jasa, pastikan pelanggan Anda dapat dengan mudah memahaminya. Anda bisa menuliskan nama produk secara lengkap sehingga pembeli Anda langsung bisa melakukan pengecekan barang atau jasa apa yang mereka pesan, tanpa perlu meneliti secara detail.
Sertakan logo perusahaan Anda dalam invoice tersebut pada posisi yang tepat. Sehingga pelanggan dapat mengidentifikasi bisnis serta Anda. Logo bisnis juga berfungsi mempersonalisasi invoice sehingga dapat merepresentasikan perusahaan Anda sebagai perusahaan yang profesional. Dari sana, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu. Jika Anda masih merasa kerepotan dalam mengurus invoice, ada baiknya Anda memanfaatkan payment gateway seperti Xendit yang menyediakan fitur pengelolaan invoice secara online.
2. Sasaran Pengiriman yang Anda Tuju Harus Tepat
Ketika mengirimkan invoice, sebelumnya harus Anda pastikan dahulu siapa pihak yang akan menjadi tujuan pengiriman Anda. Sehingga dapat memungkinkan pembayaran dapat langsung diproses. Seringkali beberapa kesalahan terjadi karena mengirimkan invoice kepada orang yang salah atau tidak berwenang menangani pembayaran. Kesalahan juga dapat terjadi ketika invoice dikirim ke banyak orang sekaligus. Jika hal ini terjadi, besar kemungkinan tagihan Anda terlambat atau bahkan tidak terbayar. Anggapan bahwa orang lain telah mengurus pembayaran tagihan dapat terjadi, sebab Anda mengirimkan tagihan pada banyak orang.
3. Berikan Batas Pembayaran Lebih Awal
Tentukan batas pembayaran lebih awal kepada pelanggan Anda. Periode keterlambatan dapat terjadi 2 minggu setelah batas waktu pembayaran ditetapkan. Jika Anda membutuhkan pembayaran yang cepat, karena berpengaruh penting pada aliran kas, maka Anda harus membuat kebijakan untuk memajukan batas pembayaran dalam invoice yang Anda kirimkan. Karena selain itu, Anda juga telah memberikan layanan terbaik kepada pelanggan, jadi pembayaran yang tepat waktu pantas untuk Anda dapatkan.
4. Berikan Penawaran Metode Pembayaran yang Fleksibel
Melalui berbagai pilihan metode pembayaran yang Anda tawarkan kepada pelanggan, memungkinkan pelanggan Anda segera melakukan pembayaran karena kemudahan yang Anda sediakan. Sehingga mereka bisa merasa terbantu dalam menyelesaikan urusan bisnisnya. Karena di dalam bisnis, efisiensi dan kebutuhan menjadi poin penting. Untuk mewujudkan kemudahan pembayaran bagi pelanggan, Anda bisa menggunakan Xendit sebagai payment gateway terbaik di kelasnya. Metode pembayaran yang ditawarkan sangat beragam diantaranya melalui
transfer bank, virtual account, kartu kredit, maupun retail outlet seperti Alfamart.
Dengan menggunakan Xendit, Anda dapat memperoleh banyak keuntungan. Karena melalui masing-masing metode pembayaran, pelanggan tidak perlu melakukan konfirmasi kepada perusahaan. Notifikasi yang memberitahukan bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran akan dikirimkan ke perusahaan Anda saat itu juga atau real time. Xendit juga mempermudah Anda dalam mengurus invoice, sebab Anda tidak perlu lagi melakukan pencatatan pada setiap invoice yang Anda kirim. Xendit akan melakukan pendataan transaksi penjualan secara otomatis yang bisa dipantau secara real time pada dashboard.
5. Lakukan Pengiriman Pesan Pengingat Kepada Pelanggan Anda
Apabila tanggal jatuh tempo sudah lewat, tetapi belum juga ada pembayaran, Anda harus melakukan pengiriman pesan sebagai tanda pengingat. Pesan tersebut bisa Anda kirim melalui email, panggilan telepon maupun pesan pribadi. Melalui pengiriman pengingat tersebut, Anda secara langsung membantu pelanggan mengingat tagihan yang menjadi kewajiban mereka untuk segera dilunasi. Serta sebagai tanda keseriusan Anda melakukan penagihan.
Dengan Xendit, Anda bisa membuat invoice sebagai tagihan untuk customer Anda, dengan kebijakan pembayaran yang dapat Anda tentukan. Invoice juga dapat mendeteksi pembayaran secara otomatis. Xendit juga membantu dengan mengirimkan reminder kepada customer Anda. Invoice juga dapat menerima pembayaran dari transfer bank, virtual account, dan kartu kredit. Setiap Invoice dapat disesuaikan dengan kebutuhan usaha Anda. Ubah jadwal reminder, term pembayaran, maupun hal teknis lainnya.
Cari tahu selengkapnya mengenai Payment Gateway Terbaik di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
