Invoice atau faktur merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual berisi tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen. Selain tagihan, invoice biasanya memuat informasi lain seperti tanggal pengiriman barang, rincian barang (ukuran dan berat), biaya-biaya lain, nama penerima invoice, dan lain sebagainya.
Biasanya faktur dibuat rangkap tiga. Salinan pertama diserahkan kepada konsumen. Salinan kedua ditandatangani oleh pembeli untuk kemudian disimpan oleh penjual, yang selanjutnya akan digunakan sebagai lampiran penagihan di kemudian hari. Sedangkan yang terakhir, disimpan di buku faktur/invoice.
Format Invoice
Sebelum membuat invoice, ada baiknya Anda memperhatikan format invoice yang akan digunakan, pastikan formatnya benar, sehingga dapat menunjang branding bisnis Anda. Berikut adalah elemen-elemen yang harus ada di setiap invoice:
1. Header
- Nama Perusahaan Anda
Setiap invoice wajib mencantumkan nama perusahaan yang menerbitkan. Nama perusahaan biasanya terletak di bagian atas.
- Informasi Perusahaan Anda
Informasi lain yang harus Anda sertakan di bagian header adalah alamat lengkap perusahaan, nomor telepon, alamat email atau informasi kontak lainnya. Informasi ini biasanya terletak di bawah nama perusahaan.
Gunakan font seperti Times New Romance, Arial atau font profesional lainnya untuk nama dan informasi perusahaan Anda.
- Logo Perusahaan Anda
Agar perusahaan Anda makin terlihat profesional, cantumkan logo perusahaan di sebelah kiri atau kanan nama perusahaan Anda.
2. Informasi Penerima
- Informasi Perusahaan Penerima
Cantumkan nama, alamat, nomor telepon, penerima invoice secara lengkap. Informasi ini biasanya terletak di bawah header, baik di sisi kanan maupun kiri.
- Nomor dan tanggal invoice
Nomor invoice harus memiliki pola penomoran tertentu yang biasanya diurutkan berdasarkan tanggal penerbitan. Pola ini bertujuan agar pengelolaan dokumen invoice lebih rapi mudah dilacak.
- Ketentuan Pembayaran
Tambahkan ketentuan pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen, misalnya apakah melalui cash, cek, kredit atau yang lainnya.
3. Rincian Barang/Layanan
- Tabel Rincian
Tuliskan semua deskripsi barang atau layanan yang diberikan. Cantumkan semua rincian, barang atau jasa yang Anda berikan seperti nama barang/jasa, tanggal pembelian, jumlah barang dan sebagainya.
- Biaya Total
Biaya total adalah, jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Biaya total memuat biaya lain-lain di luar harga barang/jasa, seperti pajak dan sebagainya. Pastikan rincian biaya yang dituliskan benar sehingga tidak merugikan konsumen ataupun perusahaan Anda.
- Informasi Tambahan
Anda juga perlu memberikan informasi tambahan seperti kebijakan pengembalian barang, ataupun ucapan terima kasih karena telah bertransaksi di tempat Anda. Gunakan kata-kata yang dapat membuat pelanggan senang, sehingga memungkinkan terjadinya hubungan yang saling menguntungkan antara perusahaan Anda dan konsumen.
Membuat invoice cukup merepotkan, terlebih bagi Anda yang kurang mahir dalam bidang ini. Solusinya termudah yang bisa Anda pilih adalah dengan menggunakan layanan invoice online dari Xendit. Berikut penjelasannya.
Buat Invoice Profesional dengan XenInovoice
XenInvoice adalah produk Xendit yang memungkinkan Anda untuk membuat invoice dengan term pembayaran, reminder, dan deteksi pembayaran otomatis melalui bank apapun – termasuk BCA, Mandiri, BRI, dan BNI. Anda akan menerima pemberitahuan otomatis yang akan dikirimkan melalui email dan invoice online interaktif, sehingga status akan berubah apabila pembayaran telah selesai.
Anda dapat membuat invoice sebagai tagihan untuk konsumen dengan term pembayaran yang dapat Anda tentukan sendiri. XenInvoice dapat mengirimkan reminder kepada konsumen serta dapat mendeteksi pembayaran secara otomatis. XenInvoice mendukung pembayaran melalui transfer bank, virtual account, kartu kredit/debit, serta outlet retail seperti Alfamart.
Keunggulan XenInvoice:
- Notifikasi otomatis – kirim tagihan kepada konsumen Anda, dan dapatkan notifikasi instan setelah pembayaran diterima.
- Custom Invoice – setiap invoice dapat disesuaikan dengan kebutuhan usaha Anda. Jadwal reminder, term pembayaran, maupun hal teknis lainnya dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan.
- Laporan real-time – seluruh invoice dapat dikelola secara detail di dasbor online. Setiap update akan muncul di belakang layar dan dapat diunduh kapan saja.
Menerima metode pembayaran yang disukai oleh pelanggan Anda dapat meningkatkan penjualan bisnis Anda. Dengan Xendit, selain kode QR, Anda dapat mengaktifkan metode pembayaran seperti e-Wallet, akun virtual (transfer bank), kartu kredit / debit, outlet ritel dan bahkan cicilan tanpa kartu. Mulai segera tanpa biaya pengaturan atau biaya bulanan.
Cari tahu selengkapnya mengenai Payment Gateway Terbaik di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
