Ketika Anda terjun ke dalam bisnis online, tentunya tidak asing dengan istilah invoice. Ia berupa dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran. Isinya adalah jumlah biaya yang harus dibayar dan rincian produk yang telah dibeli.
Kata invoice sering disebut karena memiliki relasi dengan telat bayar. Hal ini tidak mengherankan ketika melihat kesimpulan dari sejumlah studi yang dilakukan pengusaha muda. Setidaknya hanya 63% dari transaksi penjualan yang invoice dibayar tepat waktu atau terlambat.
Hal demikian bisa terjadi karena sistem dan pengaturan yang kurang efektif sehingga menimbulkan ketidakjelasan dari pihak pelanggan. Namun begitu, bagi pelanggan yang telat bayar perlukah diingatkan terus-menerus? Karena jika akhirnya gagal bayar, berdampak kepada bisnis Anda. Apalagi jika Anda termasuk pebisnis pemula.
Masalahnya karakter pelanggan variatif. Jika Anda mengingatkan pelanggan, dan ia tampak marah, potensi kehilangan menjadi bertambah. Anda kehilangan pemasukan dan berkurangnya pelanggan.
Lalu, cara apa yang efektif agar pelanggan bisa kirim invoice tepat waktu?
1. Mudah Dipahami
Tidak banyak pelanggan yang memahami apa itu invoice. Maka dari itu buatlah dokumen dengan mudah dan sederhana. Anda perlu menampilkan sesuatu yang penting di bagian tengah yaitu rincian produk dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan.
Selain itu, Anda juga perlu menambahkan logo brand yang biasanya ditempatkan di pojok atas. Visualisasikan invoice Anda agar terlihat lebih menarik.
2. Berikan Tanggal Jatuh Tempo
Agar pembayaran dari pelanggan ke Anda tepat waktu atau bahkan lebih cepat maka cantumkan tanggal jatuh tempo. Dengan demikian, Anda bisa memberikan tenggat kapan pelanggan harus melunasi pembayaran.
Biasanya, terjadinya keterlambatan karena di dalam invoice tidak tertera tanggal jatuh tempo. Hanya menuliskan bisa dibayar dalam 30 hari ke depan. Akhirnya, daripada terus berulang gagal atau telat bayar, pastika tanggal yang jelas dalam invoice.
3. Berikan Potongan Harga
Apa yang paling dinanti dari pelanggan ketika melihat suatu produk? Tentu saja potongan harga. Dalam hal ini, Anda bisa memberlakukan potongan harga pada invoice. Anda bisa mencantumkan diskon yang berbeda tergantung kecepatan pelanggan untuk melunasi pembayaran.
Semakin cepat pelanggan melunasi maka semakin besar potongan harga yang Anda berikan. Jika memungkinkan, Anda bisa menuliskan, “Melunasi di bawah tanggal 15, tangkap potongan harga sebesar 10%”. Bagaimana? Apakah Anda tidak tertarik untuk mencobanya?
4. Segera Kirim Invoice
Setelah menyelesaikan segala transaksi bisnis maka segera mengirimkan invoice kepada pelanggan. Hal tersebut perlu dilakukan agar pelanggan membayar lebih cepat. Apalagi jika kualitas pelayanan Anda cukup baik, pelanggan tidak sungkan untuk segera melakukan pembayaran.
Bisnis Anda makin berkembang dan konsumen tak lagi memikirkan tagihan. Maka, simbiosis mutualisme akan selalu terjadi antara Anda dengan pelanggan.
5. Kirimkan pengingat
Dengan banyaknya tugas dan juga tanggung jawab, sering kali pelanggan lupa untuk membayar invoice. Sehingga, sudah masuk bahkan melewati tanggal jatuh tempo. Untuk mengatasi hal demikian sebaiknya Anda perlu mengingatkan dengan cara yang sopan.
Seperti mengirimkan surat cetak dalam format formal dan e-mail. Kirimkan pengingat pada waktu kerja, bukan waktu istirahat. Sebab, kadang kala pelanggan kurang berkenan jika pengingat dikirim pada waktu yang kurang tepat.
6. Denda Saat Telat Membayar
Ketika Anda telah melakukan usaha maksimal seperti memberi diskon untuk kemudahan pembayaran, mengirimkan surat baik cetak maupun elektronik maka denda bisa menjadi solusi terakhir. Anda harus ingat bahwa roda bisnis terus berjalan. Jangan sampai hanya karena seorang pelanggan, bisnis Anda akan tersendat.
Memberi teguran berupa denda adalah langkah efektif bahwa bisnis Anda adalah profesional. Pelanggan perlu memahami bahwa ada keterkaitan antara Anda, produk, jalur distribusi, hingga pelanggan.
Ketika Anda telah mengetahui cara efektif agar pelanggan membayar invoice tepat waktu dengan baik maka bisnis Anda siap bergerak. Agar bisnis Anda makin berkembang, pastikan metode pembayaran Anda sesuai dengan preferensi pelanggan.
Menerima pembayaran sesuai dengan preferensi pelanggan dapat meningkatkan penjualan bagi bisnis Anda. Dengan Xendit, Anda dapat menerima pembayaran melalui e-wallet, virtual account (transfer bank), kartu kredit/debut, gerai retail dan cicilan tanpa kartu kredit.
Selain itu, Anda dapat membuat dan mengelola tagihan dengan mudah dan bagikan payment link kepada pelanggan dengan xeninvoice. Dapatkan notifikasi real-time ketika Anda menerima pembayaran.
Daftar sekarang tanpa dikenakan biaya pengaturan dan perawatan, hanya bayar sesuai penggunaan. Cari tahu selengkapnya mengenai Xendit di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
