Banyak perusahaan menetapkan kebijakan agar karyawan mereka bekerja dari rumah (work from home) dalam upaya untuk memperlambat penyebaran Covid-19 dan menjaga kesehatan serta keselamatan karyawan mereka. Perubahan ini menciptakan serangkaian tantangan baru bagi manajer untuk tetap terhubung dan mendukung karyawan mereka yang bekerja dari jarak jauh.
Menurut Darren Murph, head of remote GitLab, sebuah perusahaan dengan tenaga kerja jarak jauh terbesar di dunia (mengelola 1.100 orang yang tersebar di 65 negara). Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika Anda harus mengelola karyawan yang bekerja dari jarak jauh, berikut adalah 4 tips mengelola sistem kerja dari jarak jauh menurut Darren Murph.
Membentuk Tim Khusus Work From Home
Mengubah sebagian atau seluruh divisi menjadi sistem kerja jarak jauh dapat menjadi perubahan yang mengejutkan. Untuk membantu mengurangi kejutan ini, mulailah dengan mengevaluasi manajer saat ini dan mengumpulkan tim ahli yang memiliki pengalaman bekerja dari jarak jauh.
Orang-orang ini perlu membagikan pengalaman mereka apabila ada rekan kerja yang memiliki pertanyaan terkait sistem kerja ini.
Peran inti dari tim ini adalah mendokumentasikan tantangan secara real-time, memprioritaskan tantangan tersebut secara transparan, dan menugaskan seseorang sebagai penanggung jawab dalam menemukan solusi.
Selain itu, asisten eksekutif juga dapat mengambil peran yang lebih sigifikan dalam sistem ini. Mereka dapat berfungsi sebagai dokumenter atau notulen dalam rapat dan membantu komunikasi tim internal.
Membuat Handbook sebagai Pedoman agar Semua Orang Tetap Menyelesaikan Pekerjaannya
Handbook ini berfungsi sebagai pedoman apabila anggota tim yang bekerja dari jarak jauh memiliki pertanyaan-pertanyaan umum seputar alat atau akses. Anda harus mengomunikasikan handbook ini dengan anggota tim dan memperbaruinya secara berkala.
Anda dapat menggunakan halaman tunggal di website Anda atau menggunakan alat lain seperti Notion dan Ask Almanac untuk membantu mengelola handbook Anda dengan lebih profesional bahkan setelah krisis Covid-19 berakhir.
Salah satu tantangan terbesar ketika menjalankan sistem kerja jarak jauh adalah menjaga setiap orang dapat bekerja dengan efisien. Jadi, Anda harus memiliki sistem kerja yang baik dan terkontrol agar semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan efisien – dan handbook menjadi salah satu hal yang Anda butuhkan.
Menyiapkan Rencana Komunikasi Formal dan Informal
Bergantung pada ukuran tim Anda, pertimbangkan untuk membuat ruang konferensi video informal yang selalu aktif di setiap divisi. Ruang konferensi video ini dapat dimasuki kapan pun oleh semua anggota tim baik itu di jam kerja maupun di luar jam kerja.
Tempat virtual ini ibarat ruangan pada suatu kantor, dan setiap orang bebas berlalu lalang dan keluar masuk dari ruangan ini. Cara ini dapat membantu penyesuaian diri setiap anggota tim Anda agar terbiasa bekerja dari jarak jauh
Sementara itu, Anda juga perlu memiliki ruang konferensi video yang bersifat formal dan hanya aktif pada jam kerja. Hal ini untuk membedakan pembicaraan yang bersifat formal dan informal.
Meminimalisir Penggunaan Alat yang Terlalu Banyak
Saat menerapkan sistem kerja jarak jauh, jangan gunakan alat terlalu banyak. Google Documents; Slack atau Microsoft Teams; dan Zoom atau platform konferensi video lain sudah cukup sebagai modal Anda untuk menerapkan sistem ini.
Perusahaan yang tidak memiliki dokumentasi yang baik mungkin akan kesulitan pada awalnya. Namun, ini adalah momen yang tepat bagi perusahaan Anda untuk menjalankan sistem kerja ini, termasuk untuk rencana jangka panjang.
Demikian pembahasan mengenai 4 tips untuk mengelola sistem kerja dari jarak jauh selama masa Covid-19.
Selain dengan menerapkan sistem kerja jarak jauh, Anda juga harus memaksimalkan sistem penjualan secara online sebagai bentuk partisipasi aktif perusahaan Anda dalam meminimalisir penyebaran Covid-19. Agar penjualan online berjalan dengan lancar dan efektif, pastikan Anda dapat menyediakan metode pembayaran yang sesuai dengan preferensi pelanggan.
Menerima pembayaran sesuai dengan preferensi pelanggan dapat meningkatkan penjualan bagi bisnis Anda. Dengan Xendit, Anda dapat menerima pembayaran melalui berbagai metode, mulai dari e-wallet, virtual account (transfer bank), kartu kredit/debit, gerai retail, hingga cicilan tanpa kartu kredit. Daftar sekarang tanpa dikenakan biaya pengaturan dan perawatan, hanya bayar sesuai penggunaan.
Cari tahu selengkapnya mengenai Xendit di website kami atau segera daftar dan coba demo gratis Xendit sekarang!
